Sử dụng tốt không gian phòng hội nghị có thể giúp nhân viên của bạn làm việc theo nhóm năng suất và sáng tạo hơn. Phòng họp của bạn cần có thiết kế đẹp, nội thất văn phòng tiện nghi và trang thiết bị phù hợp để nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái và nâng cao tinh thần đồng đội. Cân nhắc những việc nên làm và không nên làm sau đây khi tạo thiết kế không gian phòng hội nghị của bạn.
Thiết kế phòng hội nghị nên đầu tư các trang thiết bị
Nhân viên của bạn không chỉ cần một không gian để cộng tác mà còn phải có thiết bị phù hợp. Theo DataProjilities.com, “Phòng hội thảo là nơi xây dựng các hoạt động của công ty, nơi đưa ra các quyết định quan trọng và phân tích tiến độ. Nói tóm lại, nó là “trung tâm thần kinh” của văn phòng, vì vậy nó cần phải hoạt động tốt nhất có thể. Công nghệ phù hợp có thể tạo ra mọi sự khác biệt về năng suất và hiệu quả.
- Bảng trắng: Được dán trên tường chính, bảng trắng có thể giúp các thành viên trong nhóm thảo luận ý tưởng và lập kế hoạch dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các dụng cụ phòng họp rất cần thiết để tạo ra một không gian làm việc đầy đủ chức năng. Từ đơn giản nhất đến kỹ thuật nhất, những công cụ này sẽ giúp nhân viên của bạn cộng tác, xem xét, đánh giá và động não một cách hiệu quả.
- Khu vực ăn uống: Nếu bạn tổ chức các cuộc họp kéo dài, đặc biệt là những cuộc họp kéo dài đến bữa trưa, bạn cần phải đảm bảo nhân viên không bị đói nhưng không thể bị lú vì ăn.
Thiết kế phòng hội nghị không nên có quá nhiều chi tiết
Không gian hội nghị của bạn cần phải trông và tạo cảm giác thoải mái cho những người sử dụng nó. Giữ phòng thật sạch sẽ, cung cấp thiết bị xịn nhất để nhân viên của bạn có thể sử dụng phòng khi họ cần.
Các chuyên gia tại LightCorp, đều đồng ý rằng ánh sáng làm tăng khả năng sáng tạo, chất lượng công việc và tinh thần tổng thể, vì vậy hãy lắp đặt thật nhiều cửa sổ nếu có thể. Tránh dùng đèn huỳnh quang, loại đèn có tác dụng chống lại sự sáng tạo và có thể gây đau đầu ở một số người.
Trong thiết kế phòng hội nghị nên chọn màu tường nên thật nhẹ nhàng. Không sử dụng màu sắc tươi sáng, nó sẽ dễ xâm phạm hoặc gây xung đột trên tường, đồ nội thất hoặc trang trí. Màu vàng và xanh lam sẽ rất lý tưởng vì chúng làm tăng sự hài hòa và bình tĩnh của mọi người.
Nên: Giảm thiểu sự phân tâm
Thiết kế phòng họp của bạn cần phải thoải mái và không gây rối mắt. Sự mất tập trung có thể làm giảm năng suất và phá vỡ tinh thần đồng đội.
Sửa chữa mấy cái bàn lung lay, đèn nhấp nháy, quạt trần lệch tâm và lỗ thông gió ồn ào, tất cả đều có thể khiến mọi người mất tập trung vào nhiệm vụ họ đang làm.
Thiết kế nội thất văn phòng đảm bảo mọi người cần được thoải mái để họ lo lắng về công việc của họ chứ không phải đồ đạc xung quanh.
Không nên: Tạo sự phân cấp bậc
Là một phần của thiết kế phòng họp, bạn nên truyền cảm hứng cho bầu không khí bình đẳng và cộng tác. Để mọi người có thể chia sẻ suy nghĩ, điều quan trọng là tránh những đồ nội thất có thể khiến ai đó đứng đầu một chỗ quá lâu, phải dàn đều nó ra.
Cân nhắc sử dụng bàn tròn, có thể giúp mọi người trong phòng kết nối với nhau và chia sẻ ý tưởng.
Không sử dụng bất kỳ loại chỗ ngồi phân tầng nào; đảm bảo tất cả các tùy chọn chỗ ngồi đều ở cùng một tầng và có thể dễ dàng xem tất cả các khu vực trong phòng để không ai có thể bị bỏ sót.
Đảm bảo có nhiều chỗ ngồi. SmallBusiness.Chron.com gợi ý, “Khi thiết kế phòng họp của bạn, hãy đảm bảo có một không gian rộng rãi cho những người tham dự đứng dậy và di chuyển xung quanh. Đôi khi có thể rất có lợi khi chia thành các nhóm trò chuyện nhỏ hơn trong cuộc họp.”
Thiết kế phòng họp của bạn sẽ tạo nên sự khác biệt trong cách nhân viên của bạn sử dụng nó. Không gian, thiết bị hoặc đồ đạc không đủ sẽ khiến các thành viên trong nhóm không thoải mái và ít có khả năng tham gia làm việc nhóm. Cung cấp một không gian mở, không bị phân tâm sẽ mang lại cho nhân viên của bạn nhiều phương tiện để sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.
Tham khảo tư liệu: Conference Hall