Kinh nghiệm
Giải pháp văn phòng ảo 0m2 cho startup tại TPHCM

Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình.

 

Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn để làm văn phòng đại diện

 

 

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo (Virtual Office) giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa.

 

Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. 

1. Văn phòng ảo (Virtual Office) là gì?
 

2. Lợi ích của văn phòng ảo là gì?
 

3. Nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo
 

4. Tính pháp lý của việc thuê văn phòng ảo
 

    Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

    Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo (Virtual Office)
 

5. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo ở TPHCM cho startup

1. Văn phòng ảo (Virtual Office) là gì?

 

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính.

 

Văn phòng ảo là giải pháp thiết thực cho startup 

 

Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….

 

Giải pháp thuê văn phòng ảo ngày càng trở thành lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí trong thời gian khó khăn của nền kinh tế. 

 

Tuy nhiên, giải pháp nào cũng đều có hai mặt, đó là ưu và nhược điểm, văn phòng ảo cũng không phải là một ngoại lệ. So sánh ưu và nhược điểm của văn ảo để có thể có những quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

 

Văn phòng ảo cũng có những lợi ích và điểm hạn chế riêng

 

Vâng, hiện nay mô hình “không văn phòng” hay còn gọi là văn phòng ảo đang là xu hướng năm 2019 – giải pháp thiết thực cho doanh nghiệp. Cụ thể, cắt giảm chi phí vận hành, tăng năng suất, hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí.

 

>>> Bạn có tin rằng: 90% chủ doanh nghiệp đốt tiền vô ích vào thiết kế nội thất văn phòng?. Đọc ngay bài viết nếu bạn không tin điều đó

2. Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

 

Giảm chi phí

 

Có thể thấy, các doanh nghiệp startup trong giai đoạn đầu hoạt động thường phải vật lộn với chi phí vận hành; trong đó một phần lớn là chi phí thi công và thuê địa điểm. 

 

Thuê văn phòng ảo (Virtual Office) làm văn phòng đại diện là cách cắt giảm chi phí tốt nhất cho startup 

 

Đối với vấn đề này; thuê văn phòng ảo (Virtual Office) còn xử lý được hơn cả mong đợi; trước hết, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều chi phí cho một văn phòng mới.

 

Hơn nữa, đại chỉ kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại những khu vực rất trung tâm; điều này làm tăng khả năng cho họ tiếp xúc được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

 

Thuận tiện cho đăng ký kinh doanh

 

Với các doanh nghiệp ở thời kỳ đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ làm giảm chi phí; mà còn làm quá trình đăng ký kinh doanh nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

 

Thuận tiện cho đăng ký kinh doanh

 

Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ doanh nghiệp sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận tiện và chuyên nghiệp. Và tiết kiệm chi phí nữa, nếu so sánh với số tiền bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn.

 

Vấn đề mà văn phòng ảo (Virtual Office) giải quyết không chỉ dừng lại ở chi phí; sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp còn xây dựng được một hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác và khách hàng.

 

Những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi kèm kinh doanh văn phòng và có vị trí đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được hưởng vị trí, cũng như những dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng các phòng họp có sẵn.

 

Thế nên, văn phòng ảo nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp; nhất là những doanh nghiệp thời kỳ đầu phát triển.

 

Tập trung phát triển

 

Một hệ quả của việc cắt giảm được chi phí là sự tập trung. Không phải đầu tư quá nhiều vào văn phòng, địa điểm đăng ký; một doanh nghiệp có thể chuyên môn vào phát triển sản phẩm của họ.

 

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn trẻ này có thể liên kết với các doanh nghiệp khác cùng đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng, như là những đối tác; và hỗ trợ nhau trong quá trình phát triển.

 

Mô hình năng động – thay đổi quy mô

 

Đối với những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sang những thành phố mới, đất nước mới, thuê văn phòng ảo đại diện (Virtual Office) là một hướng triển khai.

 

Mô hình năng động – thay đổi quy mô

 

Trong trường hợp doanh nghiệp khảo sát thị trường và thấy không phù hợp; thì chi phí khi họ đầu tư vào thị trường mới này là không đáng kể; nhất là với tình hình như hiện nay. Trong trường hợp doanh nghiệp phù hợp với thị trường; việc xuất hiện ở khu vực trung tâm cũng là một điểm cộng lớn.

 

3. Nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo HCM

 

  • Muốn gặp khách hàng, đối tác phải báo trước

  • Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại dựa vào tên công ty đăng ký kinh doanh của bạn. Những cuộc gọi đến sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn.

  • Văn phòng ảo đại diện sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập và các doanh nghiệp tại gia thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải chi trả chi phí cao cho không gian làm việc..

  • Ngoài ra, còn đảm bảo mức ngân sách sử dụng thấp nhất để xây dựng và duy trì bô máy doanh nghiệp mà bạn hy vọng một ngày mở rộng.

 

4. Tính pháp lý của việc thuê văn phòng ảo

 

Văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

 

Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

 

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

 

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

 

Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo (Virtual Office)

 

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.

 

Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế.

 

Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.

 

Văn phòng “ảo” (Virtual Office) hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.

 

Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.

 

>>> Tham khảo thêm bài viết: Năng suất lao động tăng mạnh nhờ thiết kế văn phòng. Đây là bí quyết được các chuyên gia đầu ngành tiết lộ

5. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo ở TPHCM cho startup

 

Nếu có ý định sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn cần chú ý các điểm sau

 

  • Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.

 

Kinh nghiệm thuê văn phòng 0m2 cho startup tại TPHCM

 

  • Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.

  • Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

>>> Nếu bạn là công ty Startup có văn phòng với diện tích nhỏ thì xem ngay: Thiết kế văn phòng diệc tích nhỏ - Xu hướng thiết kế được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn nhiều nhất TPHCM

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết mà SY Design chia sẻ. Nếu thấy bài viết hữu ích với bạn thì hãy share đến với nhiều người nhé! Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ miễn phí mọi thắc mắc của bạn về thiết kế nội thất văn phòng

 

>>> NGUỒN: TỔNG HỢP

​                                             Sydesign.com.vn

Khách hàng tiêu biểu

10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design
10+ Năm thiết kế thi công nội thất: Nhà ở, Văn phòng, Khách sạn - SY Design